เช้าวันนี้ผมได้ไปบรรยายที่การไฟฟ้าฝ่ายผลิต (กฟผ.) เรื่อง “กลยุทธ์การขับเคลื่อน KM สู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงาน KM Forum สายงานรองผู้ว่าการผลิตไฟฟ้า ผมได้เริ่มต้นว่า “ความสำเร็จ” ที่พูดกันในวันนี้ คงไม่ได้หมายความว่าเป็นการ “ทำ KM” ได้สำเร็จ หากแต่หมายถึงการ “ใช้ KM” เพื่อทำให้ กฟผ. ทำงานได้ตามภารกิจอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล เป็นองค์กรแห่งคุณภาพ เป็นองค์กรสมรรถนะสูง (High Performance Organization) และที่สำคัญคือเป็นองค์กรที่มีการเรียนรู้อยู่เสมอ หรือ Learning Organization นั่นเอง

ผมได้กล่าวถึง “กุญแจสำคัญ 7 ประการ” ในการขับเคลื่อน KM ไว้ดังนี้:

1.หากเป็นการใช้ KM ที่เดินไปตาม “โมเดลปลาทู” จะต้องรู้ว่า “แก่นที่สำคัญ” นั้นมีสามส่วน จะต้องทำให้ “ครบถ้วน” ต้องใช้ทุกส่วน อย่าเลือกใช้แค่เพียงบางส่วน มีหลายหน่วยงานมากที่เมื่อพูดถึง KM แล้วมักจะพบว่าเน้นกันแต่ที่ “หางปลา” เน้นแต่เรื่องของ “การจัดเก็บความรู้” หรือ “Knowledge Asset” แต่เพียงส่วนเดียว

2.การกำหนด “หัวปลา” จะต้องไม่กำหนดหัวข้อหรือประเด็นความรู้ที่เล็กหรือ Specific จนเกินไป เพราะจะทำให้ไม่มีอะไรจะแชร์ คือหลังจากแชร์กันไปสองสามครั้ง ก็ไม่รู้ว่าจะแชร์อะไร หมดเรื่องที่จะเล่าแล้ว อะไรทำนองนั้น นอกจากนั้นการแชร์เรื่องที่เล็กเกินไป ในที่สุดจะกลายเป็นการจัดทำ Work Instruction อะไรทำนองนั้นไป ไม่ได้เห็นความหลากหลายเพราะ “หัวปลา” ที่เลือกมานั้นเล็กเกินไป

3.การแชร์ความรู้จะต้องไม่ติดอยู่แต่การแชร์ Explicit Knowledge แต่ต้องให้ความสำคัญกับ Tacit Knowledge ต้องแชร์ Tacit Knowledge ผ่านการเล่าเรื่อง (Storytelling) จะเป็นเรื่องความสำเร็จ (Success Case) หรือบทเรียนที่ได้รับ (Lesson Learned) ก็ได้ แต่ถ้าเป็น “มือใหม่” แนะให้แชร์ Success Case จะดีกว่า และอยากให้ฝึกการใช้ “สมองฝั่งขวา” ให้มากๆ ไม่อยากให้ติดอยู่แต่เรื่อง “เหตุผล” (สมองฝั่งซ้าย) อยากให้ใช้การมองแบบ “เหตุปัจจัย” (สมองฝั่งขวา) ให้มากๆ

4.การออกแบบ “คลังความรู้” หรือ “หางปลา” ต้องยึดหลักที่ว่า “ใช้ง่าย ได้ประโยชน์” ทำให้คนอยากเข้ามาใช้ เข้ามาแล้วเขาได้ประโยชน์ จะได้ไม่ต้องไปคอยเคี่ยวเข็ญ หรือ “ขืนใจ” ให้เขามาใช้ แต่ที่เขาเข้ามานั้นเข้าด้วยความเต็มใจ เพราะเห็นประโยชน์ที่ตนจะได้รับ ถ้าเป็นเว็ปไซด์ก็ต้องเป็นอะไรที่ดูสบายๆ ที่ไม่ได้เคร่งเครียดจนเกินไป เป็นอะไรๆ ที่ทำให้คนอยากเข้ามาอ่าน อยากเข้ามาแชร์ อยากเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของ Community เป็นส่วนหนึ่งของ CoP

5.ถึงองค์กรจะมี “แผนแม่บท” ในเรื่องนี้ แต่สิ่งที่สำคัญก็คือการใช้ “แผนแม่แบบ” ควบคู่ไปด้วย ผมหมายถึงการที่ผู้บริหารทำตัวเป็น “แบบอย่างที่ดี” เป็น Role Model ในเรื่องนี้ มีการชมเชย ให้กำลังใช้ เข้าใจบทบาทของการเป็น “คุณเอื้อ” หรือถ้าจะพูดให้จริงจังผมก็ขอใช้คำพูดของนายช่าง “พินิจ นิลกัณหะ” จากโรงไฟฟ้าแม่เมาะว่า . . . อย่าปล่อยให้ผู้บริหาร “ลอยนวล” พูดอีกนัยหนึ่งก็คือเรื่องนี้เป็นเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของผู้บริหารโดยตรง ไม่สามารถผ่องถ่ายความรับผิดชอบให้ใครได้

6.ควรใช้แนวคิดแบบ “ขายตรง” คือเน้นการพัฒนาศักยภาพของผู้ที่ “มีใจ” พวกที่ไม่สนใจเราอย่าเพิ่งไป “เสียเวลา” ด้วย ถ้าจะช่วยถ้าจะพัฒนาทักษะให้ก็ต้องเลือกกลุ่มที่สนใจก่อน แล้วให้คนเหล่านี้ไปสร้าง “ตัวคูณ” ต่อไป คล้ายๆ การสร้างเครือข่าย ของระบบขายตรงนั่นเอง

7.ท้ายที่สุดแล้ว “ความยั่งยืน” นี้เป็นเรื่องที่ผูกติดอยู่กับว่าเราสามารถทำให้เรื่องนี้เป็นวัฒนธรรมขององค์กรได้หรือไม่? เราใช้มันอยู่ในชีวิตการทำงานหรือไม่? ใช้มันในชีวิตประจำวันของเราแล้วหรือยัง? เราทำมันจนกลายเป็นความเคยชินแล้วหรือยัง? ทำจนเป็นนิสัยแล้วหรือยัง? นิสัยในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากกันและกัน นิสัยในการพัฒนาการทำงานอย่างต่อเนื่อง เป็นการหมุนวงจร PDCA อย่างเป็นธรรมชาติ พูดง่ายๆ ก็คือ คนในองค์กรได้กลายเป็น “บุคคลเรียนรู้” ไปแล้ว ซึ่งก็คือองค์ประกอบสำคัญที่จะทำให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ต่อไปนั่นเอง